Одной из главных особенностей современных программных офисных пакетов является возможность создания и редактирования электронных таблиц. Практически каждый пользователь ПК слышал об электронных таблицах, но не каждый знает, что это такое и зачем используется.
Что такое электронная таблица
Электронная таблица – это программа, позволяющая работать и проводить вычисления в двумерном массиве ячеек, похожем на обыкновенную бумажную таблицу. Основные форматы, используемые в работе с ними:
- MS Excel: «*.xls» или «*xlsx» (формат без использования макросов).
- OpenOffice и StarOffice: «*.ods».
- Для общего представления – «*.pdf».
- «Общий» для всех редакторов формат «*.csv».
Электронные таблицы могут быть предназначены как для автономного использования (Microsoft Excel, Open Office Calc), так и для облачного (например, Google Docs).
Таблицы такого типа, используются в качестве упорядоченного хранилища числовой и текстовой информации. С помощью возможностей программы из выборки данных создаются графики, диаграммы, отчеты, а также облегчается работа с большими массивами данных.
Сейчас можно выделить два табличных процессора, можно сказать «флагмана» в этой области – OpenOffice Calc и Microsoft Excel. Они очень похожи, но Excel имеет некоторые особенности, которые делают его более популярным. К особенностям электронных таблиц Excel можно отнести:
- построение сложных формул;
- статистическая обработка данных;
- создание сводок;
- моделирование бизнес-ситуаций;
- запись и редактирование макросов;
- запросы информации из внешних баз данных.
Интерфейс
При запуске каждого из вышеуказанных редакторов открывается окно, в котором есть рабочая область и стандартная панель.
В редакторе Calc это выглядит так:
В Excel:
Панель инструментов почти идентична. Она создана для того, чтобы пользователь мог без проблем вызывать нужные функции с помощью соответствующих иконок.
На главной вкладке каждой из панелей находится управление шрифтами и расположением текста:
- Calc.
- Excel.
В любых электронных таблицах можно выделить несколько основных элементов.
Каждая из программ имеет в рабочей области ячейки, из которых формируются столбцы и строки. Ячейка электронной таблицы является наименьшей структурной единицей и имеет уникальный адрес, который обычно (не не всегда) состоит из буквы столбца и числа строки (например, F176).
Строка – это совокупность ячеек по горизонтали. Каждая строка имеет свой уникальный номер. Столбец – совокупность ячеек по вертикали. Каждый столбец обозначен уникальной буквой латинского алфавита, сначала от A и далее. Количество элементов:
- Excel (строк — 1 048 576, столбцов – 16 384, более 17 млрд. ячеек).
- Calc (строк – 65536, столбцов – 256 и 16 777 216 ячеек).
Диапазон значений – фрагмент, состоящий из расположенных подряд ячеек. Имеет вид: «B6:B20».
Каждая таблица создается на определенном листе. Совокупность этих листов (документ в целом) называется Книга.
Курсор – область, над которой в данный момент проводятся манипуляции. Она выделяется черным цветом.
В ячейку можно поместить текст (абсолютно любые символы), формулу (вводится в строке формул вручную, либо с помощью конструктора), а также число.
Форматы данных и формулы
При вводе числа с дробью, целая часть отделяется от дробной запятой. Если же используется точка, формат данных автоматически преобразовывается в «Дата».
Формула – совокупность ключевых слов, формирующих алгоритм работы. Каждая из формул начинается со знака «=» и может служить для сложения, умножения, деления, вычитания, а также объединения или разветвления действий в зависимости от результата.
Режимы работы с таблицами
Режимы формирования
Этот режим подразумевает работу с данными в таблице. В нем заполняется содержимое, происходит изменение структуры.
Содержимое изменяется с помощью возможностей редактирования текста. Каждая таблица может быть оформлена индивидуально: от названия шрифта и его размера, до толщины границ между ячейками, для четкости их отображения при печати.
Стили, присвоенные некоторой совокупности ячеек можно копировать и применять к другим ячейкам.
Режимы отображения
Есть два основных режима отображения информации:
- отображение вычислений по формулам;
- отображение результатов вычисления.
По умолчанию установлен второй режим.
Для отображения формул в OpenOffice Calc нужно перейти по пути «Сервис» — «Параметры» — «OpenOffice.org Calc» — «Вид» и активировать переключатель напротив пункта «Формулы».
Примеры электронных таблиц
Для примера использования можно привести следующие варианты электронных таблиц созданных в табличных процессорах:
- Контактные данные компаний.
- Использование формулы, по которой вычисляется выручка газетного киоска.
- Таблица Open Office с диаграммой.
