Макрос – последовательность команд, которые написаны заранее и выполняются при нажатии кнопки. По сути, они представляют собой небольшие программы, выполнение которых позволяет оптимизировать рабочий процесс или реализовать различные формы для заполнения. А так как это программы, значит они имеют и собственный код. Данный код и является телом макроса и отвечает за то, что будет выполняться. Важно отметить, что эти программы пишутся с помощью языка Visual Basic и в них срабатывают все основные принципы оптимизации кода, характерные этому языку.
Использование в Microsoft Office Word
Найти макросы в Word довольно легко. Находится данная функция на вкладке «Вид». Правда, расположение может и различаться, в соответствии с используемой версией. Лист изначально пустой и требует заполнения. Для этого макрос следует записать.
Рассмотрим на конкретном примере, каким образом можно создать макрос и что для этого следует сделать? И в качестве примера выбираем создание таблицы. То есть мы создаём кнопку, нажатие на которую будет создавать заранее определённую таблицу.
Для этого нажимаем «Записать макрос» и выбираем условие, по которому будет происходить срабатывание. Тут нам предлагается выбрать один из двух вариантов – Отдельная иконка или Сочетание клавиш.
Также тут мы можем определить документы, в которых будет доступен данный макрос, и добавить ему описание. Теперь мы приступаем к самой записи кода. При этом курсор изменяет свой вид. Тут есть несколько основных правил, о которых нужно помнить:
- Минимизируйте использование горячих клавиш при записи
- Текст можно выделять только клавиатурой
- Запись можно приостанавливать, дабы исключить лишние действия.
- Эти программы работают только в специальном типе документов, если не определено иное.
- Указание сочетания «горячих клавиш» сбрасывает их функцию по умолчанию.
Документы, которые используют такую функцию, имеют особое расширение .docm, где m обозначает поддержку макросов. При создании можно установить разрешения на выполнение их в разных документах: текущем или всех, основанных на одном шаблоне.
А вот и текст, который будет вставлять таблицу 4*2 в документ при нажатии определённого сочетания кнопок:
Просмотреть и изменить данный текст, можно нажав на изменить в окне «Макросы».
Microsoft Office Excel
Особых различий в процедуре записи нет. Действуют те же правила и окна очень похожи. По сути, будет различаться только общий функционал. Например, можно сделать макрос, который будет выстраивать список или автоматически подсчитывать сумму в определённом диапазоне, без введения формулы.
Основным различием является только окно для создания. Оно предлагает использовать сочетание клавиш с ctrl, а в остальном различий замечено не было. Правда, есть одно замечание в выполнении программы. Выполнение начинается с той ячейки, которая выделена в данный момент, а потом продолжается с игнорированием относительных путей, по конкретным привязкам. Чтобы избежать этого, достаточно нажать на кнопку «Относительные пути», которая находится рядом с кнопкой записи.
То есть, как не сложно понять – возможности макросов ограничены только знанием функциональных особенностей используемой программы. Всё, что может быть выполнено в программе, может быть записано в виде макроса. Это сильно упрощает работу, особенно если установлено особое разрешение на использование во всех документах.