Почта Gmail — управление электронной почтой

Чем дольше вы пользуетесь электронной почтой, тем больше в нем скапливается старых сообщений. Важно содержать почту в порядке, чтобы вы легко могли находить нужные письма. К счастью, Gmail предоставляет несколько мощных инструментов для управления почтовым ящиком.

На этом уроке мы поговорим об удалении писем, архивировании, применении ярлыков, добавлении фильтров и использовании функции поиска.

Самым простым способом борьбы с беспорядком в электронной почте является удаление ненужных писем. Однако есть и другие способы содержать почту в порядке, оставляя при этом важные письма. Вы можете архивировать письма, тем самым убирая их из списка входящих, или применять к ним ярлыки, разделяя их по категориям.

Удаление ненужных писем

Не важно, сколько писем вы получаете, ведь вероятность того, что у вас кончится место, крайне мала. Почта Gmail дает каждому по несколько гигабайт, что позволяет хранить большое количество писем и вложений. Тем не менее, рекомендуется удалять ненужные письма. Чем меньше писем, тем легче искать среди них нужные.

Чтобы удалить письмо:

• На странице просмотра письма нажмите кнопку Удалить.

Если письмо является частью цепочки, то удалена будет вся цепочка целиком. Если нужно удалить только это отдельное сообщение кликните по стрелке выпадающего меню в правом верхнем углу письма и выберите Удалить это письмо.

Борьба со спамом

Как правило, спам (нежелательные письма) автоматически помещается в папку Спам, и не попадает во входящие. Однако некоторым письмам удается пробиться через фильтр спама почты Gmail. Чтобы в дальнейшем фильтр работал качественнее, нужно не просто удалять такие письма, а нажимать кнопку В спам! Процесс добавления письма в спам аналогичен удалению. Единственное отличие в том, что в конце нужно нажать кнопку В спам!

Письма в папке Спам автоматически удаляются через 30 дней, поэтому ее не нужно чистить вручную.

Архивирование писем

Иногда нужно убрать письма из списка входящих, но не удалять их. Почта Gmail позволяет архивировать письма, тогда они больше не будут отображаться во входящих. Но главное, что доступ к ним остается, по сути это безопасная альтернатива удалению.

Чтобы добавить сообщение в архив:

• На странице просмотра письма нажмите кнопку Архивировать.

Чтобы просмотреть письма в архиве:

• В левом меню кликните по стрелке Еще и выберите Вся почта. В списке появятся все ваши письма, включая архивированные.

Управление несколькими письмами

Вы можете одновременно удалить, архивировать или добавить в спам сразу несколько писем, выбрав их в списке входящих. Для этого нужно отметить каждое сообщение галочкой и нажать нужные кнопки. Вы также можете нажать на верхней клеточке выбора, чтобы выбрать все письма, видимые на странице.

Работа с ярлыками

Ярлыки позволяют организовать письма по категориям и облегчить среди них поиск. Применение ярлыка аналогично помещению письма в папку, с единственной разницей: к письму можно применить более одного ярлыка. Например, если вы получили сообщение о поездке с компанией, то можете присвоить ему ярлыки Путешествие и Работа. Вы можете присвоить ярлыки самым важным письмам или всем – выбор за вами. Вы можете создавать новые ярлыки и выбирать цвет для каждого из них.

Чтобы применить ярлык:

1. На странице просмотра письма нажмите кнопку Ярлыки. Появится выпадающий список ярлыков.
2. Отметьте все ярлыки, которые хотите применить и нажмите кнопку Применить.
   
3. Теперь, когда вы просматриваете входящие, рядом с темой письма отображается ярлык.

Чтобы создать новый ярлык:

1. На странице просмотра письма нажмите кнопку Ярлыки и выберите Создать.
   
2. Введите его название и кликните Создать. Новый ярлык будет применен к письму.

Просмотр писем с ярлыками

После того, как вы упорядочили письма в ярлыки, вы легко сможете просмотреть все письма с определенным ярлыком. Поэтому время, затраченное на маркировку писем, окупается. Например, вы можете просмотреть все письма с ярлыком Путешествия, чтобы не отвлекаться на другие письма и посмотреть детали предстоящей поездки.

Чтобы просмотреть письма с ярлыками:

1. В панели левого меню кликните по названию нужного ярлыка.
2. Gmail покажет все письма с этим ярлыком. Имя ярлыка появится в строке поиска.
3. Чтобы увидеть все письма, нажмите Входящие в панели левого меню.

Некоторые ярлыки могут быть скрыты. Если вы не видите нужный ярлык, нажмите Еще. Здесь также можно нажать Управление ярлыками и указать, какие ярлыки скрывать.

Чтобы выбрать цвет ярлыка:

1. В панели левого меню найдите нужный ярлык.
2. Кликните по стрелке справа от названия ярлыка.
   
3. В появившемся меню выберите цвет.
   
4. Цвет ярлыка обновится.

Создание фильтров

Фильтры могут сохранить вам много времени, автоматически присваивая ярлыки или удаляя письма, как только они попадают во входящие. Вы можете создать фильтры для определенных отправителей, получателей, тем или даже слов в теле письма.

Чтобы создать фильтр:

1. Откройте письмо. Идеально, если оно будет аналогичным письмам, которые вы хотите фильтровать. Например, чтобы отфильтровать письма от Facebook, мы откроем письмо от Facebook.
2. Нажмите кнопку Еще и выберите Фильтровать похожие письма.
   
3. В появившемся окне можно задать один или несколько критериев поиска. Некоторые поля могут быть заполнены на основе информации из открытого письма. Вы можете их изменить. В этом примере мы хотим фильтровать письма от Facebook. Поэтому в поле от оставляем Facebook и нажимаем Создать фильтр в соответствии с этим запросом.
   
4. Отметьте желаемые действия. Если вы хотите применять ярлык, то его нужно выбрать в выпадающем меню. В примере мы выбрали ярлык Facebook.
5. Если вы хотите применить фильтр к имеющимся письмам, отметьте пункт Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем.
6. Нажмите Создать фильтр. В примере, ярлык Facebook будет применен к нескольким новым письмам, полученным от Facebook, и к нескольким, которые уже были в ящике.

Чтобы изменить или удалить фильтры:

1. Кликните по значку шестеренки и выберите Настройки.
   
2. Кликните Фильтры, чтобы открыть список активных фильтров. Теперь вы можете изменить или удалить фильтры.

Поиск писем

Функция Поиск почты позволяет выполнить Google поиск по вашей почте. Это означает, что вы можете найти любое письмо в вашей почте Gmail. Поиск просматривает все части писем, поэтому вы можете найти письмо, даже если забыли от кого.

Чтобы запустить поиск:

1. В верхней части страницы в строку поиска введите критерии поиска и нажмите Искать.
2. На странице входящих появятся результаты поиска. Вы можете кликнуть по письму и прочитать его или выполнить другой поиск.

Если вы никак не можете найти письмо, нажмите Показать параметры поиска, чтобы выполнить расширенный поиск.