Прежде чем сохранять презентацию PowerPoint на жесткий диск или флешку требуется определиться, зачем она может потребоваться. В зависимости от этого и выбирают расширение и тип сохраняемой презентации. Файлы сохраненные, как презентация PowerPoint, обычно имеют расширение ppt и pptx.
Расширение pptx
Если пользователь работает с версией PowerPoint 2007 или новее, то для сохранения презентации на флешку или диск, в ниспадающем меню «Тип файла» нужно выбрать «Презентация PowerPoint».
В результате этого информация будет записана на диск с расширением pptx. Однако в данном случае нужно быть уверенным, что с данной информацией не будут работать на старом компьютере со старой версией Microsoft Office, выпущенной до 2007 года. В старых версиях это расширение не поддерживается.
Старый формат ppt
В случае версии PowerPoint 2003 или более старой, придется записывать информацию на жесткий диск в формате ppt. Его понимают все новые версии PowerPoint, проблем возникнуть не должно.
Поэтому, в формате ppt можно хранить информацию, используя как новые, так и старые версии PowerPoint . Для сохранения презентации в «Типе файла» нужно выбрать «Презентация PowerPoint 97-2003».
Режим демонстрации
Если презентация требуется для доклада перед аудиторией, лучше сохранить ее на флешку или компьютер в демонстрационном режиме, чтобы слушатели не могли видеть инструментов редактирования. Для чего в ниспадающем меню «Тип файла» выберите «Демонстрация PowerPoint».
Когда не известна конфигурация ПК, на котором придется открывать презентацию, то лучше записать ее на жесткий диск, используя расширение ppt. В меню «Тип файла» кликните по пункту «Демонстрация PowerPoint 97-2003».
Расширение pdf
Для последующей проверки или чтобы просто просмотреть презентацию, лучше всего проводить сохранение презентации PowerPoint в формате pdf. После чего можно открыть его и полистать. Каждый слайд будет расположен на отдельной странице pdf документа. Для сохранения документа в «Тип файла» выбирают «PDF».
Сохранение слайдов по отдельности
Кроме этого можно хранить каждый слайд, как отдельный рисунок. Программа позволяет записывать изображения в таких форматах: «gif», «jpeg», «png», «tiff» и «dib». Для этого в меню «Тип файла» требуется указать нужный формат картинки, например «Рисунок в формате jpeg» или «Рисунок в формате gif».
После нажатия на кнопку «сохранить» появится новое окно, в котором нужно выбрать, что требуется записать «Все слайды» или «Только текущий слайд».
Способы сохранения
Существует несколько способов сохранения презентации.
При закрытии
Например, если создается новый документ или открывается уже существующий, после чего в него внесены коррективы, то при закрытии появиться окно, в котором можно выбрать — нужно зафиксировать изменения в документе или нет.
Если нажать «Сохранить» появится окно «Сохранение документа». В этом окне вводится имя документа, место, куда его следует записать и его формат, то есть в каком виде следует хранить его на компьютере. Об основных форматах и для чего они нужны, написано выше.
Команда «Сохранить»
Также можно воспользоваться стандартной командой сохранения. Чтобы вызвать данную команду, нужно нажать сочетание клавиш «Ctrl+S» или нажать на значок с дискеткой, который находится в верхнем левом углу программы. После этого также появится окно «Сохранение документа».
Меню «файл»
В подменю файл, главного меню программы также имеются два пункта «Сохранить» и «Сохранить как». Различие между ними состоит в том, что в первом случае изменения записываются в файл автоматически, не давая возможности пользователю изменить какие-либо параметры сохранения. При выборе команды «Сохранить как» окно «Сохранения документа» появляется в любом случае, и можно записать еще один документ, с другим именем или расширением.
Таким образом удобно сохранять презентацию на флешку с компьютера. Т.е. открываем документ, затем «Сохранить как» и выбираем в качестве места сохранения флешку.
Сохранение в облаке
Также можно записывать информацию в облако OneDrive. Чтобы иметь возможность хранить документы в облаке нужно выбрать команду «Сохранить как» и нажать на пункт «Добавить место».
После этого можно сохранять файлы, выбрав пункт «Файл» главного меню программы и выполнить команду «Сохранить как». После этого кликните по пункту с именем аккаунта в OneDrive. Выберите папку, в которой нужно записать информацию и нажмите кнопку «Сохранить».