Что такое условное форматирование в Эксель и как его использовать

В большинстве случаев набор данных в таблицах Excel выглядит одинаково, и достаточно трудно выявить общую картину или закономерность. Но при использовании условного форматирования можно визуализировать цифры в таблицах так, чтобы вся информация выглядела наглядно.

Что такое условное форматирование

Условное форматирование в Excel 2003, 2007, 2010, 2013 – это инструмент, созданный для визуализации данных таблицы. Его удобно использовать, чтобы выделить определенные цифры, которые будут сразу бросаться в глаза. Также этот инструмент имеет набор условий, которые уже встроены в программу. Помимо этого, пользователь может самостоятельно задать параметры для визуализации информации Excel.

Как сделать условное форматирование

Чтобы использовать данный инструмент в Эксель, необходимо сделать следующее:

1. Кнопка для активации инструмента находится на верхней панели во вкладке стилей.
2. При клике на стрелку появится выпадающее меню, в котором можно выбрать уже существующие функции или создать собственную.
3. Для примера можно сравнить числовые значения ячеек с константой. Такой тип функции наиболее востребован и включен в пункт выделения значений. Необходимо ввести некоторые числа в столбец.
4. Для визуализации требуется выделить диапазон и использовать его. К примеру, можно выбрать условие «больше».
5. Откроется окно для ввода параметра, по которому будут отобраны числа. В этом окошке необходимо вставить число, цифры больше которого будут выделены цветом, его также можно задать.

После чего требуется кликнуть на ОК и окно закроется. Числа, которые подходят под условие будут выделены цветом.

Варианты

К вариантам визуализации относятся следующие решения:

• гистограммы;
• цветовая шкала;
• значки.

Создание правил

В программе есть определенный набор условий, по которому можно выделять числа:

1. Выделение (больше, меньше, равно, между, повторяющееся).
2. Отбор первых и последних.

Помимо этого, пользователь может самостоятельно создать индивидуальные параметры и формулы для выделения чисел. Это можно сделать через меню инструмента.

При клике на подпункт «Создать правило» появится окно, в котором можно выбрать один из типовых вариантов.

А также в этом окошке возможно задать и другие функции, как, например, стиль формата (знаки или цвет) и отбор.

Правилами можно управлять через соответствующую функцию. Его можно изменить по своему усмотрению, отменить или полностью удалить.

В окне будет показано, какое правило применено к соответствующим ячейкам. Интересно то, что, если задать противоречащие друг другу условия, будет использовано только последнее.

В меню управления ячейкой у которой уже задано правило, его можно изменить, просто поменяв местами уже имеющиеся.

Форматирование по значению другой ячейки

Для примера требуется сделать так, чтобы в таблице курса доллара подсвечивались те значения, которые меньше предыдущего. Для задания выделения по данным другого значения требуется сделать следующее:

1. Выделить значение и задать правило «меньше».
2. В появившемся окошке необходимо вставить ссылку на предыдущую ячейку, выбрать цвет и кликнуть на ОК.
3. Нужно опять выделить число с заданным условием и перейти к его управлению. Нужно его изменить.
4. В появившемся окне необходимо удалить знак доллара.
5. Остается только присвоить функцию ко всей таблице с помощью инструмента «Формат по образцу».

Использование нескольких правил

Возможно применить сразу несколько правил к одной ячейке. Для примера можно взять таблицу с температурой. Для удобства необходимо применить такое условие, которое закрасит числа с показателем более 10 в зеленый, 20 – желтый, 30 – красный. Для этого нужно сделать следующее:

1. Выделить таблицу и применить условие «Больше» и задать каждому значению соответствующие параметры. Т.е. необходимо задать три параметра (для 10, 20 и 30 градусов). Но несмотря на то, что было задано сразу три правила для всей таблицы, значения будут закрашены зеленым, поскольку появляется противоречие, все числа всегда будут больше 10.
2. Требуется кликнуть по любому числу и опять перейти к меню условного форматирования. Но на этот раз нужно выбрать управление. Появится окно со всеми ранее заданными параметрами. Их нужно поставить в убывающем порядке и на первых двух поставить галочки «остановить, если истина». Это позволит не применять их, если первое верно.
3. Остается сохранить изменения и применить их. После этого таблица окрасится согласно трем условиям.

Формат даты

Правило даты можно применить к тем ячейкам, в которых отображен календарный день. Чтобы применить условное форматирование необходимо просто выделить ячейку и кликнуть на инструмент, далее выбрать условие – дата.

Это откроет окно в котором можно выбрать день недели (сегодня, завтра, через 7 дней и т.д.) и цвет заливки определенной ячейки.

Таким образом с помощью этого инструмента можно выделить даты по определенному правилу.

Удаление форматирования

Если было применено правило, которое не подходит и его требуется удалить или отменить, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить ячейки с форматированием.
2. Кликнуть по кнопке условного формирования.
3. Выбрать удаление либо с выделенной части, либо со всего документа.

Помимо этого, удалить форматирование возможно через меню управления правилами.

Условное форматирование не активно или не работает

Достаточно часто эта функция не работает по простой причине — в книге стоит запрет на изменения. Также возможен вариант, что документ доступен только для чтения. Это можно решить путем создания нового документа и копирования информации, либо пересохранением текущего с изменением расширения.