Microsoft Office является лучшим инструментом для работы с офисными документами. В данном пакете присутствует приложение, позволяющее работать с формулами и графиками – Microsoft Excel. С помощью средств работы с таблицами возможно представить различные данные не только в числовых значениях, но и графически. В этом материале будет подробно разобрано, как построить диаграмму Ганта в Excel.
Немного о диаграмме Ганта
Вид диаграммы Gantt Diagram назван в честь американского инженера и эксперта в области менеджмента Генри Ганта. Подобный вид графика появился в начале прошлого века в 1910 году. Она представляет собой горизонтальные линии, которые демонстрирует проект, разобранный на составляющие, например, дата начала и окончания отпуска. При этом она помогает произвести контроль за поставленными задачами точно по времени, отведенному на их выполнение.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
Далее будет дана подробная пошаговая инструкция по построению графика Ганта. Необходимо отметить, что Microsoft Office не предусматривает каких-либо шаблонов для создания диаграммы. Но при этом ее можно построить самостоятельно, используя функционал офисного редактора и некоторых иснтрументов форматирования.
В нашем случае будет использоваться Microsoft Office Excel 2013, разберем процесс на пошагово примере.
Создаем таблицу
Для начала необходим создать новый проект, где требуется ввести параметры новой таблицы. В каждой отдельной строке необходимо построить четко структурированный рабочий план, при этом указав начальную и конечную дату проекта, а также его длительность.
Таким образом потребуется указать следующие пункты:
- Task (задача);
- Start Date (начальная дата);
- End Date (дата окончания);
- Duration (продолжительность).
Чтобы создать таблицу необходимо:
- открыть пустой лист Microsoft Excel;
- далее перейти в «Файл» и «Создать»;
- открыть шаблон «Пустая книга»;
В нашем случае будет использоваться график разработки программного обеспечения. Для этого будет указана следующая информация «Задача», «Start Date» (начало), «End Date» (окончание) и «Duration» (продолжительность).
В пустых колонках начинаем прописывать заголовки: Task (задача), Start Date (дата начала), End Date (дата окончания) и Duration (продолжительность).
После того, как нужная информация была занесена в таблицу, можно приступить к следующему шагу, созданию линейчатой гистограммы.
Преобразование в Гистограмму
После того, как таблица была создана, требуется выполнить преобразование в линейчатую гистограмму:
- выделяем столбец «Дата начала» вместе с заголовком и остальной информацией;
- кликаем по вкладке «Вставка», переходим к модулю «Диаграммы» и выбираем линейную. Для лучшей визуализации будем применять «Объемную с накоплением»;
- после этого рядом с таблицей отобразится блок с гистограммой.
Добавляем дату начала
Добавить начальные параметры можно так:
- правой кнопки мыши кликаем по пустому месту графика, ищем пункт «Выбрать данные»;
- после этого появится новое окно «Выбор источника данных»;
- в блоке «Элементы легенды» кликаем «Добавить»;
- в строке «Имя ряда» вводим «Дата начала»;
- кликаем по иконке «Значение»;
- далее выделяем нужный столбец;
- раскрываем диалоговое окно и кликаем «Ок».
Добавляем длительность
Далее к дате начала необходимо добавить новый параметр – длительность и сделать это можно следующим образом:
- с помощью ПКМ кликаем по пустому месту в графике и устанавливаем пункт «Выбрать данные»;
- после этого появится новое окно «Выбор источника данных»;
- в блоке «Элементы легенды» находим «Добавить»;
- появится всплывающее окно «Изменение ряда» и в строке «Имя ряда» вводим «Продолжительность»;
- после этого кликаем по иконке «Значения» и диалоговое окно уменьшится;
- далее выделяем нужный столбец, как показано на скриншоте;
- раскрываем диалоговое окно и кликаем «Ок»;
- после проделанных действий график приобретет новый вид.
Описание задач
После того, как была добавлена информация о продолжительности, требуется указать список задач:
- щелкаем правой кнопкой мыши по пустому месту графика и в контекстном меню выбираем «Выбрать данные»;
- в окне «Выбор источника данных» требуется перейти к модулю «Подписи и горизонтальные оси» и кликнуть по вкладке «Изменить»;
- откроется небольшое диалоговое окно «Подписи оси» и после этого выделяем первый столбец «Задачи», как было при добавлении продолжительности;
- после этого щелкаем «Ок» для применения изменений.
В заключении этого шага необходимо удалить легенду, нажимаем «ПКМ» по пустому месту и выбираем «Удалить». Основные моменты построения графика закончены.
Дополнительное форматирование
Для того, чтобы выполнить преобразование, потребуется применить форматирование. Задача заключается в том, чтобы удалить синие участки линий и оставить оранжевые. Оранжевые линии являются задачами в рамках созданного проекта.
Процесс форматирования выглядит следующим образом:
- кликаем по синей части линии для их выделения и жмем правую копку мыши, чтобы вызвать контекстное меню;
- в открывшемся списке выбираем «Формат ряда данных».
- В открывшемся окне переходим в модуль «Границы» и выбираем «Нет линий». В разделе «Заливка» ставим отметку в чекбоксе «Нет заливки»;
- далее требуется расположить элементы в правильном порядке. Переходим в раздел «Формат оси», в модуле «Параметры оси» отмечаем чекбокс «Обратный порядок категорий».
После этого диаграмма Ганта приобретет правильное расположение элементов, и линия оси переместиться в верхнюю часть.
Далее потребуется выполнить дополнительное форматирование, чтобы улучшить ее визуальный облик. Необходимо переместить желтые блоки максимально близко к вертикальной оси:
- переходим к столбцу «Дата начала» и выбираем первое значение. Щелкаем правой кнопкой мыши и открываем «Формат ячеек».
- В модуле «Числовой формат» указываем «Общий». В строке «Образец» будет представлен числовой параметр указанной даты, запоминаем его;
- закрываем окно, кликнув «Отмена». Щелкаем «ПКМ» по дате, отображенной в верхней части графика, в контекстном меню выбираем «Формат оси»;
- в диалоговом окне настраиваем следующие параметры: «Основные деления», «Промежуточные деления». В строке «Минимум» вводим значение, которое было получено в результате смены числового формата. В нашем случае были установлены следующие значения, настройки можно выставлять на свое усмотрение:
Далее поменяем расположение блоков:
- для начала выделим блоки с помощью ПКМ;
- в контекстном меню выбираем «Формат ряда данных» и передвигаем ползунок параметра «Фронтальный зазор» до 100%, в свою очередь для «Боковой зазор» выставляем 0%.
Гистограмма является динамической и в нее можно вносить коррективы, которые будут отражаться на линиях графика.
Завершение форматирования — несколько советов
Что можно посоветовать:
- для лучшей визуализации, рекомендуется использовать различные эффекты. 3D эффекты применяем так: щелкаем «ПКМ», открываем «Формат ряда данных» и в новом диалоговом окне в блоке «Фигура» можно задать вид для линий;
- в этом же окне перейдя в пункт «Эффекты» можно выбрать следующие функции: «Тень», «Подсветка», «Сглаживание» и «Формат объемной фигуры».
Если выбранный стиль полностью устраивает, его можно сохранить в качестве шаблона для будущих проектов: «Файл», «Сохранить как», в списке выбирать «Шаблон Excel».
Предлагаем ознакомиться с видео по созданию графика Ганта:
Где еще можно построить диаграмму Ганта
Используем PowerPoint
Инструмент для создания презентаций от Microsoft позволяет не только вставить готовые фото диаграммы, но и создать ее самим. Процесс этот достаточно простой и не потребует от пользователя каких-либо умений работать с таблицами. Пример будет составлен в Microsoft PowerPoint 2013.
Разберем процедуру создания:
- для начала создаем новую презентацию «Файл», «Создать» и «Пустая презентация»;
- далее переходим во вкладку «Вставка» и в блоке «Иллюстрации» выбираем «Диаграмма»;
- в модуле «Все» указываем «Линейчатая» и «Объемная линейчатая с накоплением»;
- далее появится всплывающее окно, которое представляет собой среду для работы с таблицами Excel;
- вводим нужную информацию и в результате получается следующий график. Для того, чтобы он приобрел более приближенный классический вариант, потребуется произвести дополнительное форматирование;
- наводим курсор и кликаем по значку «Фильтры»;
- в блоке «Ряды» снимаем отметки со всех чекбоксов, кроме «Окончание», щелкаем «Применить».
Второй способ подразумевает импорт из Excel в PowerPoint:
- создаем диаграмму в Excel с помощью инструкции, приведенной выше;
- выделяем получившийся график, переходим во вкладку «Главная» и выбираем пункт «Копировать»;
- открываем PowerPoint, выбираем пункт «Вставить» и «Сохранить исходное форматирование и связать данные».
LibreOffice Calc
Программа, которая предназначена для работы с таблицами и графиками. LibreOffice Calc имеет достаточный функционал для построения динамических диаграмм.
Процесс создание выглядит следующим образом:
- создаем таблицу, где вводим числовые параметры. Стоит отметить, что создание и наполнение таблицы в этой программе почти такое же, как и в Excel;
- далее выделяем столбцы с нужными значениями и переходим в «Вставка»;
- выбираем тип «Линейчатый»;
- после этого задаем нужный порядок расположения элементов: «Формат», «Формат оси», «Масштабирование» и «В обратном направлении». Для того, чтобы установить даты в верхнюю часть графика, делаем следующее: «Формат оси», «Числа» и выбираем формат даты. Затем переходим в раздел «Масштабирование» и снимаем галку с чекбокса «Автоматически»;
- далее появится новое окно «Ось», где необходимо проставить данные «Минимум» начала первой задачи и «Максимум» время окончание последней. После задаем основной интервал. Если график подразумевает под собой выполнение небольших задач и время на их выполнение отводится немного, то шаг устанавливаем не больше 1.
Microsoft Project
Программа была создана для управления различными проектами. В Microsoft Project встроены инструменты, позволяющие работать с таблицами, презентациями, графиками и т.д.
Важно знать, что шаблон встроен в данное ПО, поэтому каких-либо сложностей у пользователей возникнуть не должно.
Процесс построения:
- переходим в «Файл»;
- открываем «Параметры» и «Настроить ленту»;
- в диалоговом окне выбираем «Проект» и «Создать группу»;
- далее открываем «Настройки ленты» и указываем команду «Команды не на ленте»;
- прокручиваем список и отыскиваем пункт «Мастер»;
- выделаем пункт, кликаем «Добавить»;
- переходим во вкладку «Проект», где появится новый блок;
- чтобы создать график, кликаем по кнопке «Мастер диаграмм Ганта» и следуем подсказкам.
OnlyOffice
Функциональное программное обеспечение для управления проектами. OnlyOffice не только позволяет работать с документацией, таблицами и презентациями, но и с электронной почтой. Процесс автоматизированный, пользователю требуется лишь внести необходимую информацию и диаграмма будет создана с учетом правильного расположения элементов.
Процесс выглядит так:
- переходим в «Проекты»;
- создаем новый документ, где вводим всю соответствующую информацию, которая будет использоваться в проекте;
- после того, как информация была указана, в правом верхнем углу экрана кликаем по вкладке «Диаграмма Ганта». Задачи, которые были выполнены, окрашены в зеленый цвет, оранжевым просроченные, синий цвет будет свидетельствовать о том, что задания находятся в стадии выполнения.
Где найти шаблоны
Далее будут рассмотрены способы, где пользователи могут скачать шаблоны для построения Диаграммы Ганта в Excel.
Excel 2013
Шаблон появился в Microsoft Office 2013 под названием «Планировщик». Цель его создания заключается в контроле за выполнение поставленных задач в отведенный промежуток времени.
Он способен вести мониторинг по следующим параметрам: «Фактическое начало», «Плановое начало», «Фактическая длительность», «Плановая длительность» и «Процент завершения».
Найти шаблон можно следующим образом: открываем «Файл», «Создать» и отыскиваем в списке «Планировщик проекта». Если он отсутствует, скачиваем его на официальном сайте разработчика.
Где скачать шаблоны
Далее будут приведены обзоры нескольких шаблонов для построения диаграммы.
Шаблон №1
Шаблон представлен командой сайта Vertex42. Он имеет поддержку большинства офисных программ, таких как: Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, OpenOffice Calc и Google Doc. Пользователю достаточно ввести данные проекта и динамический график будет автоматически создан.
Шаблон №2
Бесплатный шаблон для редакторов Microsoft Excel. С его помощью возможно не только быстро построить соответствующий график, но и выбирать режим просмотра в зависимости от периода выполнения поставленных задач.
Шаблон №3
Редактируемый шаблон для Excel. Он разрабатывался для осуществления контроля над выполнением задач в разных сферах деятельности. При этом необходимо отметить, что он уже настроен и для пользователя это станет плюсом, так как требуется ввести только числовую и текстовую информацию.
Процесс использования:
- в первую очередь требуется переименовать задачи. Щелкаем курсором по нужной строчке и вписываем значения;
- далее задаем параметры начала и окончания выполнения задач. Значения длительности рассчитываются автоматически.
Остальные настройки, как изменение цвета, формы линий, границ, ячеек задаются стандартно, с помощью функционала MS Excel.
Диаграмма Ганта онлайн
Построить диаграмму можно не только посредством специализированного программного обеспечения, но и онлайн сервисов. Далее будут подробно рассмотрены ресурсы, где пользователи смогут в пару кликов создать нужный график.
Smartsheet
Условно-бесплатный сервис для создания графиков и диаграмм. С помощью Smartsheet пользователи могут создать нужную гистограмму за несколько минут.
Процесс выгладит следующим образом:
- после перехода на ресурс, пользователю будет предложена регистрация, посредством ввода адреса электронной почты или автоматического входа с помощью Google-аккаунта;
- после этого произойдет переадресация на страницу редактора, где требуется принять лицензионное соглашение;
- далее выбираем из представленного списка нужный проект, в нашем случае «Список задач»;
- далее заполняем свой рабочий профиль;
- после этого вводим соответствующие значения в таблицу;
- выбираем «Представление в виде Ганта» и справа от таблицы отобразится диаграмма.
GanttPRO
Редактор является условно-бесплатным и представляет собой рабочую среду для создания и управления различными проектами. В GanttPRO пользователю доступна возможность многозадачности – создание нескольких проектов и осуществления контроля за их выполнением.
После того, как пользователь пройдет регистрацию на ресурсе, ему будет предложено пройти анкетирование, где требуется указать данные компании для выбора оптимального шаблона. Шаблон можно просто отредактировать или с нуля создать собственный.
Comindware
Условно-бесплатная программа, предназначенная для управления бизнес проектами. С помощью Comindware доступна возможность создания различных диаграмм, которые будут отражать выполнение поставленных задач и процент их готовности. Для доступа к бесплатному пробному периоду понадобится разрешение менеджера. Для пользователей данного ПО разработана корпоративная социальная сеть. Стоит заметить, что программа поддерживает возможность импорта из Excel и MS Project.
Google Таблицы
Google Таблицы – бесплатный инструмент для работы с таблицами и графиками. Но в данном офисном пакете присутствуют некоторые ограничения.
Построение выглядит следующим образом:
- вносим необходимые данные в таблицу. В первых трех столбах размещаем «Задача», «Начало» и «Окончание»;
- пропускаем один столбец и в верхней части размещаем даты проекта справа от таблицы;
- после выделяем строчку между таблицей и размещенными сверху датами, кликаем ПКМ и открываем «Условное форматирование»;
- переходим к пункту «Форматирование ячеек» и в списке выбираем «Ваша формула»;
- далее вводим параметры начала и окончания проекта.