Большинство настроек Microsoft Excel задаются по умолчанию, среди них ограничение: одна ячейка – одна строка. Но бывает множество случаев, когда в ячейке нужно сделать несколько строчек. Для этого можно использовать несколько способов.
Помимо расположения слов в одной ячейке, часто оказывается проблемой написание длинного слова: либо его часть переносится в другую строку (при использовании Enter), либо оно заезжает на соседний столбец.
Офисный продукт Excel на многие задачи имеет вариативную линейку решений. Перенос строки в ячейке Excel не исключение: от разрыва вручную до автоматического переноса с заданной формулой и программирования.
Используем комбинацию клавиш
В этом случае используется сочетание клавиш «Alt+Enter». Пользователю будет удобнее сначала зажать «Alt», затем, не отпуская клавиши нажать «Enter».
Переносить текст в ячейке этой комбинацией можно в момент набора или после того, как все слова написаны в одну строчку. Нужно перед нужным словом поставить курсор и нажать указанное сочетание клавиш – это сделает новую строку в ячейке.
Формат ячеек
Когда требуется написать большой текст можно применить команду «формат ячеек», что позволит уместить текст в одной ячейке Эксель.
Нажатием мышки выделить требуемую область. Правой кнопкой мыши вызвать диалоговое окно с командами. Выбрать «формат ячеек».
На верхней панели выделить раздел «выравнивание».
Поставить галочку против команды «переносить по словам» (графа «отображение»). Нажать кнопку ОК.
После чего диалоговое окно закроется. Теперь ячейка заполняется длинным текстом, перенос слов будет осуществляться автоматически. Если слово не помещается по ширине, то программа Excel сама перенесет строку в ячейке.
Если таких ячеек должно быть несколько, нужно выделить их все левой кнопкой мышки и произвести указанный выше алгоритм действий. Во всей выделенной области появится автоматический перенос.
Использование формул
Когда пользователю нужно не только поделить текст на строки, но предварительно собрать информацию с нескольких мест, то вышеперечисленные способы не подходят. В этом случае применяют несколько видов формул переноса по словам:
- символ ();
- сцепить ();
- подставить ().
Символ
Внутри скобок указывается код – цифровое значение от 1 до 255. Берется код из специальной таблицы, где указано число и соответствующий ему символ переноса. Перенос имеет код – 10. Следовательно, используется формула – «символ(10)».
Разберем на конкретном примере, как работать с формулой «символ(10)». Для начала заполним ячейки, которые впоследствии объединим. 4 столбца первой строки – фамилия, пол, возраст, образование. Вторая – Иванова, жен, 30, высшее.
Выбираем, затем выделяем ячейку, куда осуществим перенос. Ставим курсор в строку формул.
Заполняем формулу (для выбранной ячейки):
=A1&A2&СИМВОЛ(10)&B1&B2&СИМВОЛ(10)&C1&C2&СИМВОЛ(10)&D1&D2
Где знак «&» означает сцепление соответствующих ячеек, а символ(10) – перенос строки после каждой сцепленной пары.
После написания формулы нажать клавишу «Enter». В выделенной области появится результат.
На скриншоте видно, что не задан формат. Используем «формат строки», как было указано выше. После того, как будет отмечена галочка напротив пункта «переносить по словам», ячейка приобретет вид, как на картинке ниже.
Есть еще один способ быстро использовать данную команду. Справа вверху есть раздел «Формат». Следует нажать на маленькую черную стрелочку, чтобы вызвать диалоговое окно. Внизу находиться искомая команда.
Если заменить исходные данные другими, содержимое ячейки также будет меняться.
Сцепить
Функция «сцепить()» похожа на предыдущую. Она тоже задается формулой, но в скобках указывается не код, а формула «символ(10)».
Возьмем для примера только первую строку с 4 столбцами.
Выделим область для переноса и направим курсор на строку формул. Запишем:
=СЦЕПИТЬ(A1;СИМВОЛ(10);B1;СИМВОЛ(10);C1;СИМВОЛ(10);D1)
Нажмем клавишу «Enter».
Зададим «переносить по словам». Получим:
Количество ячеек для сцепления может быть любое.
Главное достоинство этого способа — смена данных строк и столбцов не меняет формулу, она будет иметь тот же заданный алгоритм.
Подставить
Когда ячейка вмещает много слов и нужно их переместить в другое место сразу с переносом, то пользуются формулой «подставить()».
Вносим нужный текст в А4.
Затем левой мышкой выделим А6, запишем в сроке формул:
=ПОДСТАВИТЬ(A4;" ";СИМВОЛ(10))
В формулу вставляем адрес ячейки с текстом – А4. После нажатия клавиши «Enter» получим результат.
Важно не забывать для выделенной области ставить галочку напротив команды «переносить по словам».
Замена знака переноса на пробел и обратно
Иногда нужно заменить знак переноса на пробел, сделать сплошным текстом столбик слов. Есть несколько способов это осуществить. Рассмотрим два из них:
- окно «найти и заменить»;
- VBA скрипты.
Найти и заменить
Поиск и замена открывается сочетанием клавиш Ctrl+H. Для удобства сначала нужно зажать клавишу Ctrl, затем нажать английскую буква H. Всплывет диалоговое окно с настраиваемыми параметрами.
В поле «найти» следует ввести Ctrl+J (сначала зажав клавишу, после набрав букву). При этом поле останется практически пустым (будет лишь едва заметная мигающая точка).
В поле «заменить на» нужно поставить пробел (или несколько), а также любой другой знак, на который планируется менять перенос.
Нажать на кнопку «найти далее».
Программа выделит область файла с искомыми значениями. После чего останется нажать «заменить все».
Столбики из слов перестроятся в строчки с пробелами.
Используем скрипт VBA
Открыть окно редактора можно сочетанием клавиш Alt+F11.
В редакторе находим панель «VBAProject» и кликаем на искомый файл. Правой кнопкой вызываем контекстное меню. Выбираем сначала «Insert», затем «Module».
Появляется окно для вставки кода.
Впечатываем туда код. Если нужно заменить пробел на перенос, то пишем:
Sub ЗаменяемПробелы() For Each cell In Selection cell.Value = Replace (cell.Value, Chr(32), Chr(10)) Next End Sub
Если наоборот:
Sub ЗаменяемПереносы() For Each cell In Selection cell.Value = Replace (cell.Value, Chr(10), Chr(32)) Next End Sub
Где Chr (10) – это код переноса строки, а Chr (32) – код пробела.
Всплывет окно, где нужно нажать кнопку «НЕТ».
Далее необходимо сохранить документ с поддержкой нового макроса.
Чтобы закрыть редактор, нажимаем «Alt+Q».
Главный минус этого способа – требуется базовое знание языка VBA.
Вариативные решения задачи позволяет пользователю Microsoft Excel выбрать подходящий для себя способ.