Функция промежуточных итогов в Excel используется, если нужно подсчитать результат или суммировать отдельные категории. Здесь важно чтобы необходимые значения были составлены как список или база данных. Сама группа формул для такой операции находится в категории «Структура», во вкладке «Данные».
Как вычислить промежуточные итоги
Чтобы функция дала верный результат, необходимо придерживаться некоторых правил:
- таблица должна выглядеть как обычный список;
- не должно быть пустых строк или столбцов;
- в первой строке следует указать название столбцов;
- должны быть повторяющиеся значения.
Рассмотрим на примере. Нужно подсчитать суму выручки определенных групп продукции, возьмем следующий список товара:
Сначала нужно выделить весь список продукции и отсортировать его в алфавитном порядке. Для этого существует специальный значок сортировки. Однотипные названия должны оказаться рядом.
Далее активировать любую ячейку (достаточно выбрать одно значение). Перейти в «Данные», сделать подсчет промежуточных результатов, используя параметр «Структура».
В новом открывшемся окне нужно выбрать функцию суммы.
В результате, можно будет увидеть суммированные итоги каждой категории товаров. Также появятся новые возможности для этой таблицы. В левой части программы высветятся иконки «-» в развернутом виде и «+» в свернутом. В зависимости от действий будут видны те или другие результаты работы функции расчета промежуточных итогов.
Также можно свернуть информацию полностью и показать исключительно общий показатель.
Использование формулы для расчетов
Такой метод удобно использовать, если результаты подсчета желательно вывести в другую ячейку редактора, за границу самой таблицы.
После активации нужной клетки, нажать кнопку вставки функции. Она называется Fx. Дальше найти функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
В окне аргументов следует вписать номер_функции. Для примера используем 9-ю операцию – суммирование. Также существуют и другие номер функций:
Также, обязательно требуется выбрать другое поле, чтобы не было ошибок при выдаче результатов.
Следующий шаг – выделение значений. То есть просто выбрать мышкой диапазон со значениями с одинаковым названием. И формула автоматически посчитает промежуточный показатель, который высветится в выбранной ячейке.
В примере приведен вариант составления формулы промежуточных итогов для одной категории продукта. Для официальной подачи документа или для удобства можно по очереди выбрать каждую группу товаров, а их результат сформировать в другую таблицу. Тогда будет четко видно какие показатели имеет продукт. Соответственно при изменении основных показателей будут автоматически подводиться итоги.
Расчет через сводную таблицу редактора
Чтобы посчитать промежуточные итоги в сводной Эксель таблице, следует выбрать нужные данные и в параметре «Вставка» использовать инструмент Таблица. Потом — создание сводной таблицы и нужный вариант.
Редактор автоматически посчитает и покажет все результаты. Для их редактирования следует дважды кликнуть мышкой по полю продаж. В новом окне поменять функцию. Соответственно изменится название поля и сама колонка с вычислениями.
После всех действий, таблица будет выглядеть так, как показано на изображении ниже.
Формирование одновременно нескольких результатов
Чтобы показать несколько результатов подсчета или, дополнительно, среднее значение продаж в одном файле, нужно придерживаться следующей инструкции:
- За основу берется список с уже существующим расчетом. Далее следует снова активировать любую ячейку с товаром и снова использовать параметр «Структура». И снова выбрать функцию промежуточных итогов.
- Взять любую другую функцию из операций. Обратите внимание, что нужно обязательно снять метку с пункта замены текущих итогов. Потом нажать ОК.
- После этих действий, можно будет увидеть ряд значений промежуточных итогов по выбранным категориям, как приведено на изображении ниже.
Как удалить промежуточные итоги
Иногда, для работы и анализа данных в других направлениях подобные итоги не нужны, и их следует убрать. Действия, по сути, те же что и при создании расчетов. Для начала требуется выбрать все клетки таблицы со значениями и снова обратиться в меню структуры.
В открывшемся окне просто нажать на клавишу «убрать все». После этого таблица примет свой первоначальный вид.