Простой способ
Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка. То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз.
Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.
Стандартный способ
Потребуется выделить диапазон ячеек, из которых будет создан выпадающий список, после чего Вставка – Имя – Присвоить (Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы, где в разделе Определенные имена обнаружите кнопку Диспетчер имен.
Жмем кнопку Создать, вносите имя, можно любое, после чего ОК.
Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список. В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.
Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.
Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим.
Используем элементы управления
Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком«, которое будет представлять собой диапазон данных.
Выберите вкладку Разработчик (для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах – Настроить ленту.
Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить. В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник.
Правой кнопкой по нему – Формат объекта.
Далее выберите Формировать по диапазону и выделите требуемые поля.
Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК.
Применение элементов ActiveX
Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком (ActiveX).
Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки, позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода, можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора во вкладке Разработчик.
В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.