Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.
Что такое Microsoft Access
Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.
В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.
Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.
Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.
Зачем используется
Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.
Структура приложения
Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.
Компоненты:
- таблица. Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
- запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
- форма. Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
- отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
- макрос. Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
- модуль. Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
- страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.
Взаимосвязь с другими СУБД
Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.
Обзор интерфейса пользователя
Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.
Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны
Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.
Пользовательский интерфейс:
- «Backstage» (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
- «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
- «Лента». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
- «Область навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
- «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
- «Контекстное меню». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
- «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.
Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.
Работа с базами данных в Access
Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.
Создание базы
Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.
Чистая база
Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:
- запускаем редактор, после запуска появится «Backstage», где требуется указать пользовательский шаблон;
- выбираем один из требуемых объектов, например, «Пустая база данных рабочего стола»;
- появится окно, где задаем имя документа и щелкаем «Создать».
Создание из шаблона
Работа с шаблоном выглядит следующим образом:
- переходим в «Файл» и «Создать»;
- Указываем походящий шаблон из предложенных категорий;
- кликаем по нужному, в новом окне задаем имя документа и путь, куда он будет сохранен, щелкаем по кнопке «Создать»;
- после этого появится готовая БД, где требуется только вписать нужную информацию.
Наполнение базы
Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.
Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.
Процесс создания:
- щелкаем «Файл» и «Создать»;
- откроется рабочая область, где будет открыта пустая таблица. Для того, чтобы наполнить ее, переименуем строки и столбцы;
- далее, переходим в режим «Конструктор» и вводим имя «Продукция»;
- создаем первую таблицу и вводим следующие параметры, как показано на скриншоте;
Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.
- затем кликаем по ячейке «Цена» и перемещаемся в нижнюю часть рабочей области к свойствам. Находим параметр «Число десятичных знаков» и устанавливаем «2»;
- чтобы в дальнейшем объект был связан необходимо задать параметр «Ключевое поле». Выделяем поле, например, «Модель» и щелкаем «ПКМ» и в контекстном меню выбираем «Ключевое поле»;
- после этого закрываем конструктор и сохраняем получившийся результат.
Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:
- «Файл», «Создать» и «Пустая БД»;
- переходим в режим «Конструктор» и создаем новый объект со следующими значениями. Ключевые поля задавать не требуется;
- сохраняем получившийся результат и производим наполнение каждой таблицы;
- закончив создание и наполнение, сохраняем получившийся результат.
Проект №1 «Продукция»:
Проект №2 «Поставка»:
Схемы данных
Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.
Устанавливаем взаимосвязь между проектами:
- в ленте переходим во вкладку «Работа с БД»;
- выбираем модуль «Отношения» и щелкаем по значку «Схема»;
- далее откроется новое окно «Добавление» и выделяем проекты «Продукция» и «Поставка».
- Далее, таблицы в виде блоков будут отображены на рабочей области;
Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:
- закрываем окно добавления таблиц;Окн
- затем переходим к блоку «Продукция» и выделяем ключевую запись, в нашем случае «Модель» и перетягиваем в блок «Поставка»;
- после этого откроется окно «Изменение связей»;
- в блоке установки зависимого объекта выбираем нужный (в нашем проекте это «Модель») и кликаем «Создать». После этого между таблицами будут установлены ключи связи.
Создаем запросы
Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.
Классическая выборка
Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».
Процесс выглядит следующим образом:
- переходим ко вкладке «Создание» и к блоку «Запросы»;
- далее находим инструмент «Конструктор»;
- после этого откроется новое диалоговое окно, где требуется добавить нужный проект, в нашем случае «Продукция» и закрываем окно;
- внизу появится поле «Бланк запроса», которое необходимо заполнить;
- после того, как условия выборки прописаны, переходим к блоку «Результаты» и щелкаем по значку восклицательного знака «Выполнить».
Создание сущности
Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.
Процесс выглядит следующим образом:
- формируем новый запрос согласно вышеуказанной инструкции: «Создать», «Конструктор запроса» выбираем нужную таблицу;
- закрываем диалоговое окно и заполняем бланк запроса;
- далее выполняем преобразование запроса из выборки в создание сущности. В ленте выбираем инструмент «Создание таблицы»;
- в диалоговом окне вводим имя нового объекта, и щелкаем «Ок»;
- кликаем «Выполнить», появится предупреждение о невозможности отменить изменения, выбираем «Да»;
- после этого в левой части экрана в блоке «Все таблицы» появится новый созданный объект.
На добавление, удаление, редактирование
Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.
Создаем запрос следующим образом:
- добавляем классический запрос на выборку на основе данных из БД, возьмем для примера «Поставка»;
- далее в верхней части выбираем «Удаление» для преобразования запроса;
- в бланке прописываем необходимые условия;
- щелкаем «Выполнить», появится предупреждение о удалении.
Запрос на добавление:
- добавляем запрос выборку через конструктор;
- затем в верхней части ленты выбираем «Добавление»;
- после этого появится диалоговое окно где требуется ввести новое имя;
- кликаем «Ок» и в бланке прописываем требуемые условия;
- кликаем выполнить, появится предупреждение о добавлении в существующую таблицу новых данных.
На редактирование:
- добавляем классический запрос;
- преобразуем запрос в «Обновления» выбрав соответствующий инструмент в ленте;
- далее в бланке запроса указываем условия и нажимаем «Выполнить»;
Создание и оформление форм
Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.
Для чего нужны формы:
- предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
- управление запуском. В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
- показ диалоговых окон. С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.
Используем «Мастер форм» для создания объекта:
- Открываем вкладку «Конструктор форм»;
- в строке «Таблицы и запросы» и «Доступные поля» выбираем нужные элементы, щелкаем далее;
- затем выбираем тип формы: «в один столбец», «ленточный» и т.д., нажимаем «Готово».
После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.
Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:
- добавляем стандартную форму через «Мастера»;
- в левом столбце навигации находим созданную форму и кликаем по ней «ПКМ»;
- в контекстном меню выбираем «Режим конструктор»;
- откроется новое окно в режиме конструктора. Чтобы улучшить навигацию, добавим кнопки;
- на панели инструментов выбираем «Кнопка» и размещаем ее в нужную ячейку;
- далее в окне выбора операции для элемента выбираем, например, «Следующая запись».
Создаем форму с нуля при помощи «Конструктор форм». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.
Процесс:
- переходим ко вкладке «Конструктор форм» и открываем ее;
- на экране появится пустое поле, куда требуется поместить необходимые объекты;
- выбираем инструмент «поле» и выделяем ячейки, в которых требуется разместить данные;
- далее настроим оформление, переходим во вкладку «Свойства» на панели инструментов, предварительно выделив нужное поле;
- в параметрах «Цвет фона», «Оформление», «Шрифт», «Цвет текста» можно настроить предпочтительный дизайн;
- также можно добавить файл мультимедиа, на панели инструментов отыскиваем «Рисунок» и выделяем нужные ячейки под его размещение;
- далее откроется окно «Выбор рисунка» и помещаем его в форму.
Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.
Формируем отчеты
Для работы с отчетами будем использовать «Мастер отчетов»:
- Открываем вкладку «Создание» и выбираем «мастер отчетов»;
- затем выбираем требуемую таблицу и необходимые для отчета поля;
- далее добавляем уровни группировки и сортировки;
- затем требуется выбрать макет отчета и его ориентацию, например, макет «Ступенчатый» и ориентация «Книжная»;
- Затем требуется выбрать вариант действия «Просмотреть отчет» или «Изменить».
Отчет с помощью Конструктора:
- переходим к панели инструментов, выбираем «Конструктор отчетов»;
- в верхнем колонтитуле прописываем заголовок;
- в правой части экрана в окне «Список полей» добавляем нужные поля;
- затем переходим ко вкладке «Режим» и выбираем «Предпросмотр». Здесь пользователь может задать необходимое оформление для отчета.
