Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.
Зачем нужна архивация почты?
Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.
Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.
Как узнать размер почтового ящика
Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.
Есть два основных пути:
- используя возможности веб-интерфейса;
- через интерфейс самой программы.
Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:
- Входим в свой почтовый ящик через браузер.
- Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
- В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.
В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:
- Требуется кликнуть по пункту «Файл».
- Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.
Автоматическая архивация
Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:
- открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
- нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
- находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
- при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
- в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.
Архивируем вручную
Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.
В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.
В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.
Перемещение в сетевой архив
Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.
Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:
- открыть Аутлук через браузер;
- в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
- нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
- письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.
Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.
На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.
Как подключить архив на другом компьютере
В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:
- Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
- Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
- Выбираем «Открыть и экспортировать».
- В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.
